por Raquel Cohen
El diagrama básico de la comunicación es: EMISOR-MENSAJE-RECEPTOR. La responsabilidad de que un mensaje llegue en tiempo y en forma al receptor, es siempre del emisor. Sucede que, en las empresas y organizaciones, la mayor parte de los problemas están fundados en una falta de comunicación. Es por ello, que la comunicación es clave para el desempeño de las organizaciones.
A continuación, señalaré 4 formas para mejorar la comunicación dentro de las empresas sin importar el giro ni el tamaño de las mismas.
Recalcar los objetivos globales e individuales
Conocer el «para qué» de un puesto o de una organización es esencial para el desempeño. Muchas veces se dan a conocer a la hora de integrar a alguien nuevo al equipo de trabajo, pero nunca más se vuelven a mencionar. Recordar a todo el personal continuamente cuál es el fin último de la organización dará mucha claridad y sentido al trabajo tanto individual como en las diferentes áreas.
Hay muchas formas de hacerlo, por ejemplo: plasmar los objetivos generales en algún lugar físico y concurrido dentro de las instalaciones. Crear un organigrama que señale las responsabilidades de cada puesto. Informar a cada área cómo impacta su desempeño a otras.
Usar los medios adecuados en cada momento
Comprender la función de cada medio puede ayudar a entregar los mensajes con mayor precisión. El correo electrónico se convirtió en el rey de la comunicación empresarial. Pero ¿qué hay de las tecnologías anteriores como el teléfono y de las nuevas como los mensajes de texto? Es necesario integrarlas al esquema de comunicación efectiva. Por lo regular el correo se utiliza para enviar información específica, de mucha relevancia, pero de urgencia media, por ejemplo: enviar cotizaciones, solicitar material, especificar fechas de entrega, etc.
Las llamadas telefónicas han ido desapareciendo poco a poco, sin embargo, puede utilizarse para casos casuales, de mucha urgencia o de presentación, es decir: llamar a alguien para presentarse a sí mismo y solicitar una cita, para saludar a los clientes y/o proveedores, nutriendo la relación entre la empresa y ellos, dando un servicio al cliente, para resolver algún tipo de aprieto personalmente, buscando soluciones eficaces y casi inmediatas.
Crear espacios para generar mejoras en el trabajo (de áreas y/o individual)
Las reuniones pueden ser herramientas altamente productivas para un equipo de trabajo. La crítica constructiva es vital para incrementar la calidad del servicio o producto que se ofrece. Al juntar las dos, podemos crear soluciones altamente positivas para la organización. Espacios de máximo una hora en el que cada área reporte sus resultados, y con base en ellos, encontrar mejores caminos para entregar mejores resultados. Es necesario subrayar que, al hacer una crítica contractiva, se deben cuidar las palabras y las formas de comunicar, se debe de ser sumamente asertivos en esta dinámica. Responder a las preguntas ¿qué se hizo bien?, ¿qué falló? y ¿en que puedo ayudar para mejorar el resultado?, suele ser de mucha ayuda.
Entender las necesidades de otros y las propias
Las empresas son similares al organismo humano, cada órgano tiene una función, y uno depende del otro. Por ello, el arte del trabajo en equipo es tan importante. Se recomienda que cada área puntualice qué necesita de las demás, para ejecutar su trabajo en tiempo y en forma. Todas las áreas son impactadas, de una u otra forma, por todas las demás. Se debe responder a la pregunta: ¿qué necesito de ti, para que pueda hacer mi trabajo?
Por último, es importante mencionar de nuevo, que la responsabilidad de que el mensaje llegue al receptor, siempre es del emisor, así que, como emisores, pongamos atención en los medios, los tonos utilizados y el contenido del mensaje, para contar con una comunicación eficiente.