por Alejandro Vázquez, experto en comunicación organizacional
En el mundo laboral es imposible evitar las reuniones. Existen varios casos en las que es imprescindible llevar a cabo una junta, por ejemplo, ya sea para tomar una decisión, presentar resultados o nuevas iniciativas, dar seguimiento a las tareas y proyectos, entre muchas otras.
El problema es que muchas veces se convoca a reuniones que no son necesarias y en vez de ser productivas, se vuelven pérdida de tiempo. El reto es aprovechar el tiempo y realizar juntas efectivas de las que siempre salgan cosas positivas que aporten al trabajo de cada uno de los involucrados, pero no te preocupes, en este post compartiré los puntos que se deben seguir para poder llevarlas acabo.
Comencemos por definir si es necesario convocar a una junta.
Existen muchos asuntos que pueden ser solucionados mediante un correo, una llamada o una conversación directa entre los involucrados. Si estás seguro que la situación no se resuelve de esa manera, entonce sí, convoca una reunión.
Antes de enviar la cita, debes determinar con exactitud las personas que requieren estar ahí. Recuerda que a veces hay personas que no tienen nada que aportar dependiendo qué tipo de reunión sea.
Si la reunión es para toma de decisiones deben estar los tomadores de decisiones; si la reunión es para hacer solicitudes de apoyo específicas deben estar quienes pueden aceptar rechazar esas solicitudes; si la reunión es parte de un proyecto, comisión o comité deben estar todos sus miembros; si la reunión es informativa pueden estar representantes de las áreas involucradas que reportarán a sus superiores, es un desperdicio de talento tenerlos en una reunión que no es de su incumbencia.
Después, plantea el objetivo de la reunión, determinando qué es lo que se espera de la misma. Ahora sí, es momento de enviar la invitación, recuerda que una invitación completa debe llevar fecha, hora, lugar, agenda a tratar y duración, determina que la puntualidad es importante, ya que no es nada agradable jugar con el tiempo de los demás.
Al comenzar la reunión es importante aclarar que los teléfonos celulares deberán estar silenciados o apagados y que el uso de estos se limita únicamente a emergencias, hay que evitar todas las distracciones posibles.
Existen dos personas fundamentales para dar una correcta conducción y seguimiento:
1) El encargado de llevar el hilo quien debe ser el dueño de la información a tratar
2) Alguien que tome nota de los temas, los acuerdos, acciones de seguimiento y fechas de programadas de cumplimiento de las tareas a realizar.
Es muy importante la función de ambos, ya que el conductor deberá ir guiando a los participantes para no perder el objetivo principal y quien toma las notas, después de la reunión compartirá por escrito todo lo que se acordó en la junta.
Crear un formato adecuado para las minutas es muy sencillo, se puede realizar en el formato que más se adecue a las necesidades de cada organización, pero siempre debe contar con ciertos puntos fundamentales, tales como fecha, asistentes, temas tratados, acciones y acuerdos para cada tema, asignar a los responsables y la fecha límite para cumplir con lo acordado.
Recuerda, no se debe permitir que la reunión rebase el tiempo acordado, es preferible agendar otra reunión para tratar lo que faltó.
Si es necesario el uso de una presentación, ésta deberá fungir únicamente como material de apoyo y debe contener la información contundente, gráficos, texto e imágenes imprescindibles, para evitar que genera alguna distracción
Después de la junta aún queda por hacer el seguimiento de los acuerdos. Para esto, es esencial que las minutas sean entregadas a todos los asistentes una vez terminada la reunión.
Es clave que se administren las promesas de acciones hechas por los participantes de forma en que se cumplen los acuerdos. El seguimiento es intencional e inicia desde el momento en que termina la reunión y se dispara por parte de quien rinde cuentas (es accountable) por acuerdos. Es importante tomar en cuenta que:
- El facilitador distribuye los acuerdos a los participantes después de la reunión.
- El facilitador da seguimiento a los acuerdos para su cumplimiento y los causa (es
- proactivo).
- Se establece un mecanismo para atender cualquier desviación y se genera una
- nueva promesa.
Si se logran los resultados esperados, ¡felicidades!
Evita caer en los diferentes errores que comúnmente se cometen y prepárate para hacer que tus juntas sean lo más productivas posibles, así la sensación de haber malgastado tu tiempo desaparecerá y pronto dejarás de sentir desagrado de ser convocado a una reunión.